DSGVO

DSGVO - Wir lassen Sie nicht alleine

So unterstützt OktoCareer Personalberater und Recruiter bei der Erfüllung der DSGVO

DATENSPEICHERUNG
Problem:
Sie sind verpflichtet, personenbezogene Daten sicher zu speichern. Die Festplatte Ihres Laptops oder Ihr Server im Büro erfüllen diese Anforderung sehr wahrscheinlich nicht.
Lösung:
Mit der Nutzung des OktoCareer Systems wird eine sichere und rechtskonforme Speicherung gewährleistet.
BACKUPS
Problem:
Für die Datensicherheit sind Sie einerseits verpflichtet, Backups anzufertigen, andererseits dürfen die Backups, die Sie selber speichern, keine Daten von Personen enthalten, die ihr Recht auf Löschung geltend gemacht haben.
Lösung:
OktoCareer sichert die Backups für Sie als sogenannte „technische Backups“. Sie haben auf diese Backups keinen regelmäßigen Zugriff mehr.
ZUSTIMMUNG
Problem:
Wie dokumentieren Sie die Zustimmung der Kandidaten zur Speicherung und Weitergabe der personenbezogenen Daten?
Lösung:
Mit OktoCareer schicken Sie dem Kandidaten einen Link per E-Mail. Über den Link erreicht der Kandidat das Privacy Center. In dem Privacy Center kann der Kandidat ohne Login mit wenigen Klicks die von ihm gewünschte Speicherdauer auswählen und der Verwendung seiner Daten zustimmen. Die Zustimmung wird rechtskonform in OktoCareer dokumentiert.

OktoCareer löscht Kandidaten-Daten auf Knopfdruck endgültig. Für die Berücksichtigung Ihrer berechtigten Interessen an der fortdauernden Speicherung einzelner Daten, können Sie die zu löschenden Daten auswählen.
LÖSCHUNG VON KANDIDATEN
Problem:
Kandidaten haben ein Recht auf die endgültige Löschung ihrer Daten. Dies ist auf lokalen Computer ohne ein darauf ausgelegtes System nur schwer zu gewährleisten.
Lösung:
OktoCareer löscht Kandidaten-Daten auf Knopfdruck endgültig.
INFORMATION DER KUNDEN ÜBER LÖSCHUNGSERSUCHE VON KANDIDATEN
Problem:
Wenn ein Kandidat die Löschung seiner Daten fordert, müssen Sie ggf. auch Ihre Kunden darüber informieren. Ohne ein entsprechendes System kann es schwerfallen, nachzuvollziehen, welcher Kunde die Daten des Kandidaten erhalten hat.
Lösung:
Mit OktoCareer sehen Sie die entsprechenden Kunden auf Knopfdruck und Sie können den Kunden auf Knopfdruck die Löschungsaufforderung per E-Mail Vorlage schicken.
BESTANDSDATEN
Problem:
In der Vergangenheit wurde die Dokumentation der Zustimmung von Bewerbern zur Speicherung der Daten nicht rechtskonform gespeichert oder die Datenschutzerklärungen müssen aktualisiert werden.
Lösung:
Mit OktoCareer können Sie Kandidaten in Ihrem Altbestand auf Knopfdruck einen Link zum Privacy Center Mailen, wo die Zustimmungen erneuert werden können.
FRISTENMANAGEMENT
Problem:
Gemäß DSGVO dürfen Bewerberdaten nur für den nötigen Zeitraum gespeichert werden. Daher sollten dem Bewerber möglichst von Anfang an mehrere Zeiträume zur Auswahl gegeben werden. Auch die Fristen für die Berechtigung zur Speicherung für die AGG Nachweise müssen verwaltet werden.
Lösung:
OktoCareer unterstützt Sie im Fristen-Management für die Löschung der Daten oder in der Erneuerung der Zustimmung.
ZUGRIFFSRECHTE
Problem:
Sie müssen die Zugriffsrechte auf persönliche Daten einschränken.
Lösung:
OktoCareer verfügt über ein Rechtesystem der Nutzer. Passwörter müssen regelmäßig automatisiert erneuert werden. Die Nutzung des Systems kann auf bestimmte IP Adressen (z.B. Büro) beschränkt werden.
PORTIERBARKEIT
Problem:
Sie sind verpflichtet, die gespeicherten Daten der Kandidaten auf Anforderung in einem maschinenlesbaren Format dem Kandidaten zur Verfügung zu stellen.
Lösung:
Diesen Datensatz können Sie mit OktoCareer auf Knopfdruck erstellen.
DOKUMENTATION
Problem:
Sie sind zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet.
Lösung:
Mit der Beauftragung von OktoCareer wird eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung geschlossen. Diese entlastet Sie deutlich bei den Anforderungen an Ihre eigene Dokumentation.
HAFTUNG
Problem:
Sie haften nach der DSGVO neuerdings mit bis zu € 20 Mio.
Lösung:
Dieses Risiko kann Ihnen keiner abnehmen, jedoch reduziert der Einsatz eines erprobten, sicheren, strukturierten und professionellen Systems wie OktoCareer Ihr Risiko. Darüber hinaus ist OktoCareer selber in der Haftung.
PSEUDONOMISIERUNG
Problem:
Sie können einen Kandidaten nicht vollständig löschen, weil Sie aus berechtigten Interessen seine Daten noch weiter benötigen.
Lösung:
Mit OktoCareer können Sie die Namen von Kandidaten pseudonomisieren.
KANDIDATEN SPERREN
Problem:
Der Kandidat hat der weiteren Verwendung seiner Daten widersprochen, jedoch sollen oder können die Daten noch nicht gelöscht werden.
Lösung:
Die Kandidatenakte wird in den Papierkorb gelegt und damit für die Verwendung gesperrt.
Hinweis: OktoCareer unterstützt Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Personalberater und Recruiter bei der Einhaltung der DSGVO und des neuen BDSG. Wir leisten jedoch keine Rechtsberatung und keine Kontrolle der rechtskonformen Nutzung des Systems. Bitte stellen Sie Ihrerseits die rechtskonforme Nutzung sicher und lassen Sie sich diesbezüglich rechtlich beraten.