Il software per i consulenti del personale

Immaginate un collaboratore in più che conosce il vostro database OktoCareer e svolge le attività che gli descrivete in linguaggio naturale, potendo allo stesso tempo utilizzare altre fonti di dati e cartelle selezionate del vostro disco. È esattamente ciò che offre un agente IA collegato a OktoCareer.

Dal punto di vista tecnico ciò avviene tramite MCP, un’interfaccia standard:

• In OktoCareer non cambia nulla. I vostri dati restano dove sono e voi continuate a lavorare come sempre.
• Il vostro agente riceve un proprio accesso con propri diritti. Vede solo ciò che gli permettete.
• Voi parlate con il vostro agente nell’interfaccia dell’agente. L’agente comunica con OktoCareer. Un esempio: «Riassumi le candidature ricevute per l’incarico 4711 e dimmi quali dati mancano ancora nel profilo dei requisiti».
• Quale IA utilizzare lo decidete voi.

Soprattutto là dove oggi il tempo si perde in lavoro meccanico. Alcuni esempi tipici:

Sul fronte dei candidati

• I curriculum in arrivo vengono letti, riassunti e archiviati nella scheda.
• Per un incarico viene creata una lista di proposte con la motivazione del perché un profilo è adatto e dove presenta lacune.
• Rifiuti, email di sollecito e proposte di appuntamento vengono preparati; voi li rileggete e li inviate.
• Vengono individuate le lacune nei profili, ad esempio certificati mancanti o esperienze lavorative poco chiare.
• Da più candidati viene creata una tabella comparativa per la presentazione al cliente.
• Creazione di guide personalizzate per i colloqui con i candidati.

Sul fronte dei clienti

• Prima dell’appuntamento con il cliente viene creato un riepilogo di cronologia, incarichi aperti e ultime attività.
• Per l’acquisizione, le liste aziendali vengono preparate, ordinate e integrate con i risultati delle ricerche.
• Dal colloquio con il cliente nasce un profilo di requisiti preciso e, da questo, il testo di un annuncio.
• Vengono create nuove aziende, referenti e incarichi e integrati quelli esistenti.
• Dopo una telefonata, le note del colloquio vengono archiviate nel punto giusto.

Attività ricorrenti e scadenze

• L’agente lavora secondo una pianificazione. Può ad esempio verificare ogni mattina se per una posizione sono arrivate nuove candidature e segnalarvi quelle interessanti.
• Scadenze e promemoria vengono tenuti sotto controllo, ad esempio candidati senza risposta da dieci giorni o incarichi senza proposta da quattro settimane.
• Appuntamenti e azioni di sollecito vengono preparati e sottoposti per conferma.
• Ogni settimana viene creata una breve panoramica sullo stato dei vostri incarichi in corso.

Documenti e analisi

• I profili dei candidati vengono generati in PDF, curati nella forma e pronti per l’inoltro al cliente.
• Per un incarico viene creata un’analisi di ciò che è avvenuto finora, di chi è stato contattato e di come sono state le risposte.
• Indicatori come i tempi di copertura, il tasso di successo o l’attività per consulente vengono raccolti e restituiti come report.
• Elenchi di candidati, referenti, aziende o incarichi vengono forniti come file CSV, Excel o PDF.

Il valore sta nella preparazione. L’agente riordina, ricerca, elabora e prepara le bozze. La valutazione e la decisione spettano a voi.

Vi servono tre cose: il vostro accesso a OktoCareer, un agente IA a vostra scelta e l’attivazione dell’interfaccia da parte nostra.

1. Ci contattate e noi attiviamo l’interfaccia per il vostro sistema.
2. In OktoCareer create una chiave API per l’agente, stabilendo la durata, il tipo di accesso consentito e quali diritti devono valere.
3. Inserite la chiave nel vostro agente IA. È un passaggio unico, completato in pochi minuti.
4. Inserite il testo del consenso in Impostazioni e Protezione dei dati, affinché i vostri candidati possano decidere.
5. Iniziate con una o due attività, ad esempio la lettura dei curriculum, ed estendete l’uso dopo le prime esperienze.

Non è necessario un server proprio. I costi per il vostro fornitore di IA li regolate direttamente con lui: non fanno parte del vostro contratto OktoCareer.

Siete voi a decidere quale agente IA collegare e dove questo viene eseguito. Così decidete anche dove fluiscono i dati. Nella pratica, questi approcci sono considerati rispettosi della protezione dei dati:

1. Modello IA in casa propria

Gestite un modello linguistico su un vostro server, nel vostro data center o nella vostra cloud privata. I dati non lasciano la vostra infrastruttura e non entra in gioco alcun responsabile del trattamento. È la variante più rigorosa e, per i dati sensibili dei candidati, la più pulita.

2. Tariffa Enterprise o Business di un fornitore di IA

Le tariffe per clienti business dei grandi fornitori si distinguono nettamente dalle offerte gratuite per privati. Prestate attenzione a:

• un contratto di responsabilità del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR
• la garanzia contrattuale che i vostri input non vengano utilizzati per l’addestramento dei modelli
• il trattamento nell’UE o almeno uno strumento di trasferimento valido per i Paesi terzi
• tempi di conservazione brevi o disattivabili per input e output

3. Collegamento tramite l’API del fornitore

Se l’agente viene collegato tramite un’interfaccia di programmazione, si applicano di norma le condizioni per gli sviluppatori. Anche qui vale: stipulare un contratto di responsabilità del trattamento e verificare che l’addestramento con i vostri dati sia escluso. Presso alcuni fornitori questa impostazione va attivata espressamente.

4. Trasferire solo i dati necessari

Tramite l’interfaccia l’agente accede in modo mirato a singoli processi, non genericamente all’intero patrimonio di dati. Mantenete l’accesso il più ristretto possibile e assegnate credenziali dedicate all’agente, così da poter ricostruire ciò che ha fatto.

5. Consenso dei candidati, integrato in OktoCareer

OktoCareer dispone di un consenso specifico per il trattamento tramite IA. Il relativo testo lo formulate voi in Impostazioni e Protezione dei dati e compare al candidato nel Privacy-Center per la scelta.

Ciò che conta è l’effetto: senza un consenso attivo, l’interfaccia non fornisce affatto un candidato. Il vostro agente non vede quindi nemmeno quel record. Non si tratta di un’esclusione a posteriori, ma di un blocco a monte dell’interrogazione.

6. L’accesso è tecnicamente circoscritto

Per l’agente create in OktoCareer una chiave API dedicata. Questa può essere dotata di data di scadenza e vincolata a un indirizzo IP fisso, è soggetta a limiti di utilizzo e può essere circoscritta alla sola lettura o scrittura. Inoltre l’agente vede solo ciò che può vedere l’utente in nome del quale la chiave è stata creata. Ogni chiamata viene registrata.

7. La decisione resta all’essere umano

Un agente IA prepara, ordina e propone. La decisione di selezione e di assunzione spetta sempre al consulente del personale. Le decisioni automatizzate con effetti giuridici nei confronti dell’interessato sono ammesse ai sensi dell’art. 22 GDPR solo in casi eccezionali e ristretti.

Avvertenza: questa panoramica è un orientamento e non sostituisce una consulenza legale. Il titolare del trattamento ai sensi del GDPR per l’agente IA da voi utilizzato restate voi. Fatevi assistere legalmente per il vostro scenario d’uso concreto.