El software para consultores de personal

Imagine un colaborador adicional que conoce su base de datos de OktoCareer y realiza tareas que usted le describe en lenguaje natural, y que al mismo tiempo puede utilizar otras fuentes de datos y carpetas seleccionadas de su disco duro. Exactamente eso es lo que ofrece un agente de IA conectado a OktoCareer.

Técnicamente, esto se realiza a través de MCP, una interfaz estándar:

• En OktoCareer no cambia nada. Sus datos permanecen donde están y usted sigue trabajando como de costumbre.
• Su agente obtiene un acceso propio con sus propios permisos. Solo ve lo que usted le permite.
• Usted habla con su agente en la interfaz de usuario del agente. El agente habla con OktoCareer. Un ejemplo: «Resúmeme las candidaturas recibidas para el pedido 4711 y dime qué datos faltan todavía en el perfil de requisitos.»
• Usted decide qué IA utiliza.

Sobre todo allí donde hoy se invierte tiempo en trabajo rutinario. Algunos ejemplos típicos:

En el lado de los candidatos

• Los currículums entrantes se leen, se resumen y se archivan en el expediente.
• Para un pedido se genera una lista de propuestas con su justificación: por qué un perfil encaja y dónde presenta dificultades.
• Se preparan cartas de rechazo, correos de seguimiento y propuestas de cita; usted revisa y envía.
• Se detectan lagunas en los perfiles, por ejemplo certificados que faltan o etapas profesionales poco claras.
• A partir de varios candidatos se genera una tabla comparativa para la presentación al cliente.
• Creación de guías de entrevista individuales para las entrevistas con candidatos.

En el lado de los clientes

• Antes de la reunión con el cliente se genera un resumen del historial, los pedidos abiertos y las últimas actividades.
• Para la captación se preparan listas de empresas, se ordenan y se completan con resultados de investigación.
• A partir de la conversación con el cliente se elabora un perfil de requisitos claro y, a partir de este, un texto de anuncio.
• Se crean nuevas empresas, personas de contacto y pedidos, y se completan los existentes.
• Tras una llamada telefónica, las notas de la conversación se archivan en el lugar correcto.

Tareas y citas recurrentes

• El agente trabaja según un calendario. Por ejemplo, puede comprobar cada mañana si han llegado nuevas candidaturas para un puesto y notificarle las más interesantes.
• Se vigilan plazos y recordatorios, por ejemplo candidatos sin respuesta desde hace diez días o pedidos sin propuesta desde hace cuatro semanas.
• Se preparan citas y acciones de seguimiento y se presentan para su confirmación.
• Semanalmente se genera un breve resumen del estado de sus pedidos en curso.

Documentos y análisis

• Los perfiles de candidatos se generan como PDF, bien preparados y listos para enviar al cliente.
• Para un pedido se genera un análisis de lo ocurrido hasta el momento, a quién se ha contactado y cuáles fueron las respuestas.
• Indicadores como el tiempo de cobertura, la tasa de aciertos o la actividad por consultor se recopilan y se entregan como informe.
• Listas de candidatos, personas de contacto, empresas o pedidos se proporcionan como archivo CSV, Excel o PDF.

La utilidad está en la preparación. El agente ordena, investiga, calcula y redacta borradores. Evaluar y decidir lo hace usted.

Necesita tres cosas: su acceso a OktoCareer, un agente de IA de su elección y la activación de la interfaz por nuestra parte.

1. Se pone en contacto con nosotros y activamos la interfaz para su sistema.
2. Crea en OktoCareer una clave API para el agente y determina en ella la vigencia, el tipo de acceso permitido y qué permisos deben aplicarse.
3. Guarda la clave en su agente de IA. Es un paso único que se realiza en pocos minutos.
4. Deposita el texto de consentimiento en Configuración y protección de datos, para que sus candidatos puedan decidir.
5. Comienza con una o dos tareas, por ejemplo la lectura de currículums, y amplía tras las primeras experiencias.

No se necesita un servidor propio. Los costes de su proveedor de IA los liquida directamente con él; no forman parte de su contrato con OktoCareer.

Usted decide qué agente de IA conecta y dónde se ejecuta. Con ello decide también hacia dónde fluyen los datos. En la práctica, estas vías se consideran respetuosas con la protección de datos:

1. Modelo de IA en la propia empresa

Usted opera un modelo de lenguaje en un servidor propio, en su propio centro de datos o en su propia nube privada. Los datos no abandonan su infraestructura y ni siquiera entra en juego un encargado del tratamiento. Es la variante más estricta y la más limpia para datos sensibles de candidatos.

2. Tarifa Enterprise o Business de un proveedor de IA

Las tarifas para clientes empresariales de los grandes proveedores se diferencian claramente de las ofertas gratuitas para particulares. Preste atención a:

• un contrato de encargo del tratamiento conforme al Art. 28 del RGPD
• el compromiso contractual de que sus entradas no se utilizarán para el entrenamiento de los modelos
• el tratamiento en la UE o, al menos, un instrumento de transferencia sólido para terceros países
• plazos de conservación cortos o desactivables para las entradas y salidas

3. Conexión a través de la API del proveedor

Si el agente se conecta a través de una interfaz de programación, se aplican por regla general las condiciones para desarrolladores. También aquí rige: celebrar un contrato de encargo del tratamiento y comprobar si se excluye el entrenamiento con sus datos. En algunos proveedores esta opción debe activarse expresamente.

4. Entregar solo los datos que se necesitan

El agente accede a través de la interfaz de forma selectiva a operaciones concretas, no de forma global a todo el conjunto de datos. Mantenga el acceso lo más restringido posible y asigne credenciales propias al agente, para que quede trazable lo que ha hecho.

5. Consentimiento de los candidatos, integrado en OktoCareer

OktoCareer dispone de un consentimiento propio para el tratamiento mediante IA. El texto correspondiente lo redacta usted mismo en Configuración y protección de datos, y aparece al candidato en el Privacy-Center para su elección.

Lo decisivo es el efecto: Sin consentimiento activo, la interfaz no entrega en absoluto a un candidato. Por tanto, su agente ni siquiera ve ese registro. No se trata de un descarte posterior, sino de un bloqueo previo a la consulta.

6. El acceso está técnicamente delimitado

Para el agente crea usted en OktoCareer una clave API propia. Esta puede dotarse de fecha de caducidad y vincularse a una dirección IP fija, está sujeta a límites de uso y puede restringirse a lectura o escritura. Además, el agente solo ve lo que puede ver el usuario en cuyo nombre se creó la clave. Cada llamada queda registrada.

7. La decisión permanece en manos de las personas

Un agente de IA prepara, ordena y propone. La decisión de selección y contratación la toma siempre el consultor de personal. Las decisiones automatizadas con efecto jurídico frente a la persona afectada solo se admiten en casos excepcionales muy limitados conforme al Art. 22 del RGPD.

Nota: Este resumen es una orientación y no sustituye el asesoramiento jurídico. El responsable en el sentido del RGPD del agente de IA que usted utilice sigue siendo usted. Solicite asesoramiento jurídico para su escenario de uso concreto.